e-czynsz  |  e-UNIQA  | Szczecin, ul. Rydla 71a
tel.  91  46 43 502

Zasady i wystawianie e-faktur

REGULAMIN
zasad i trybu wystawiania i przesyÅ‚ania faktur w formie elektronicznej
przez SpóÅ‚dzielniÄ™ MieszkaniowÄ… „DÄ…b” w Szczecinie
1. PodstawÄ… prawnÄ… wystawiania i przesyÅ‚ania faktur, faktur korygujÄ…cych oraz duplikatów faktur w formie elektronicznej jest Ustawa o podatku od towarów i usÅ‚ug z dnia 11 marca 2004 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 675, 1018, 1495, 1520, 1751, 1818, 2166, 2200).
2. SpóÅ‚dzielnia Mieszkaniowa „DÄ…b” w Szczecinie (zwana dalej „SpóÅ‚dzielniÄ…”) przesyÅ‚a faktury, faktury korygujÄ…ce oraz duplikaty faktur w formie elektronicznej z adresu poczty elektronicznej: e-faktura@smdab.szczecin.pl gwarantujÄ…c autentyczność ich pochodzenia, integralność ich treÅ›ci, oraz uwzglÄ™dniajÄ…c w szczególnoÅ›ci, że:
a) formatem faktury, faktury korygujÄ…cej oraz duplikatu faktury w formie elektronicznej jest plik PDF (Portable Dokument Format),
b) do podglÄ…du oraz weryfikacji przesÅ‚anej faktury elektronicznej sÅ‚uży bezpÅ‚atne oprogramowanie „Adobe Reader” lub alternatywne oprogramowanie do odczytywania plików PDF, które Odbiorca usÅ‚ug (zwany dalej „OdbiorcÄ…”) pobierze i zainstaluje we wÅ‚asnym zakresie. Oprogramowanie „Adobe Reader” dostÄ™pne jest do pobrania na stronie www.smdab.szczecin.pl.
3. Faktury sÄ… wystawiane i przesyÅ‚ane w formie elektronicznej pod warunkiem wyrażenia przez OdbiorcÄ™ zgody na wystawianie i przesyÅ‚anie faktur w formie elektronicznej poprzez zÅ‚ożenie stosownego OÅ›wiadczenia (zaÅ‚. nr 1 do niniejszego Regulaminu).
4. Odbiorca, który wyrazi zgodÄ™ na otrzymywanie faktury w formie elektronicznej może dodatkowo skorzystać z powiadomieÅ„ SMS.
5. ChwilÄ… dorÄ™czenia faktury, duplikatu faktury w formie elektronicznej jest chwila jej wysÅ‚ania na adres poczty elektronicznej wskazany przez OdbiorcÄ™.
6. W przypadku przesÅ‚ania w formie elektronicznej faktury korygujÄ…cej, Odbiorca zobowiÄ…zany jest do potwierdzenia jej odbioru w jednej z nastÄ™pujÄ…cych form:
a) przesłanie na adres poczty elektronicznej e-faktura@smdab.szczecin.pl następującej informacji:
”Potwierdzam otrzymanie w dniu …………………… faktury korygujÄ…cej o numerze ………………………….. wystawionej w dniu ………………………. przez SpóÅ‚dzielniÄ™ MieszkaniowÄ… „DÄ…b” w Szczecinie”,
lub
b) przesÅ‚anie na adres poczty elektronicznej e-faktura@smdab.szczecin.pl w formacie PDF skanu faktury korygujÄ…cej z datÄ… jej wpÅ‚ywu, imieniem i nazwiskiem osoby potwierdzajÄ…cej jej odbiór oraz pieczÄ…tkÄ… z nazwÄ… firmy.
7. Otrzymywane wiadomoÅ›ci z systemu powiadomieÅ„ SMS zawierajÄ… informacjÄ™ o:
a) wystawieniu faktury, faktury korygujÄ…cej lub duplikatu faktury,
b) zbliżającym się terminie płatności,
c) zaległych płatnościach,
d) saldzie na koncie rozrachunkowym z OdbiorcÄ….
8. Formularze stanowiÄ…ce zaÅ‚Ä…czniki od nr 1 do nr 5 do niniejszego Regulaminu, tj.:
a) „OÅ›wiadczenie o akceptacji wystawiania i przesyÅ‚ania faktur w formie elektronicznej” – zaÅ‚. nr 1,
b) „OÅ›wiadczenie o zmianie adresu poczty elektronicznej wykorzystywanego do przesyÅ‚ania faktur w formie elektronicznej” – zaÅ‚. nr 2,
c) „OÅ›wiadczenie o zmianie numeru telefonu wykorzystywanego do przesyÅ‚ania informacji z systemu powiadomieÅ„ SMS” – zaÅ‚. nr 3,
d) „OÅ›wiadczenie o wycofaniu akceptacji na wystawianie i przesyÅ‚anie faktur w formie elektronicznej/korzystania z serwisu SMS” – zaÅ‚. nr 4,

e) „Klauzula informacyjna dotyczÄ…ca przetwarzania danych osobowych Odbiorcy” – zaÅ‚. nr 5,
dostÄ™pne sÄ… w siedzibie SpóÅ‚dzielni przy ul. Rydla 71A oraz na stronie internetowej www.smdab.szczecin.pl.
9. Odbiorca winien dorÄ™czyć prawidÅ‚owo wypeÅ‚nione formularze wymienione w pkt 8a-d niniejszego Regulaminu w formie pisemnej - osobiÅ›cie w siedzibie SpóÅ‚dzielni, za poÅ›rednictwem operatora pocztowego na adres: SpóÅ‚dzielnia Mieszkaniowa „DÄ…b” w Szczecinie, ul. Rydla 71A, 70-783 Szczecin, lub w formie skanu dokumentu na adres poczty elektronicznej e-faktura@smdab.szczecin.pl.
10. SpóÅ‚dzielnia wystawia i przesyÅ‚a faktury, faktury korygujÄ…ce oraz duplikaty faktur w formie elektronicznej od kolejnego okresu rozliczeniowego nastÄ™pujÄ…cego po otrzymaniu prawidÅ‚owo wypeÅ‚nionego OÅ›wiadczenia (zaÅ‚. nr 1) od Odbiorcy.
11. WpÅ‚yniÄ™cie „OÅ›wiadczenia o akceptacji wystawiania i przesyÅ‚ania faktur w formie elektronicznej” oznacza, że Odbiorca rezygnuje z otrzymywania faktur w formie papierowej.
12. Odbiorca zobowiÄ…zuje siÄ™ do utrzymania aktywnego adresu poczty elektronicznej jak i numeru telefonu komórkowego.
13. SpóÅ‚dzielnia nie ponosi odpowiedzialnoÅ›ci za:
a) nieprawidłowo podany przez Odbiorcę adres poczty elektronicznej,
b) nieprawidÅ‚owo podany przez OdbiorcÄ™ numer telefonu komórkowego,
c) szkody spowodowane korzystaniem przez osoby nieuprawnione przez OdbiorcÄ™ z adresu poczty elektronicznej lub numeru telefonu komórkowego podanych w zÅ‚ożonym „OÅ›wiadczeniu o akceptacji wystawiania i przesyÅ‚ania faktur w formie elektronicznej”.
14. W celu zmiany adresu poczty elektronicznej wykorzystywanego do odbierania faktur w formie elektronicznej należy dorÄ™czyć wypeÅ‚niony na piÅ›mie druk „OÅ›wiadczenie o zmianie adresu poczty elektronicznej wykorzystywanego do przesyÅ‚ania faktur elektronicznych” (zaÅ‚. nr 2).
15. W celu zmiany numeru telefonu do odbierania wiadomoÅ›ci SMS należy dorÄ™czyć wypeÅ‚niony na piÅ›mie druk „OÅ›wiadczenie o zmianie numeru telefonu wykorzystywanego do przesyÅ‚ania informacji z systemu powiadomieÅ„ SMS” (zaÅ‚. nr 3).
16. W przypadku braku powiadomienia o zmianie adresu poczty elektronicznej lub numeru telefonu przez OdbiorcÄ™, wysÅ‚ane faktury elektroniczne/informacje SMS na dotychczasowy adres poczty elektronicznej/numer telefonu uważa siÄ™ za skutecznie dorÄ™czone.
17. W celu odwoÅ‚ania wyrażonej akceptacji otrzymywania faktur w formie elektronicznej należy wypeÅ‚nić druk „OÅ›wiadczenie o wycofaniu akceptacji na wystawianie i przesyÅ‚anie faktur drogÄ… elektronicznÄ…/korzystania z serwisu SMS” (zaÅ‚. nr 4).
18. Po odwoÅ‚aniu zgody na wystawianie i przesyÅ‚anie faktur w formie elektronicznej, SpóÅ‚dzielnia wystawia i przesyÅ‚a faktury, faktury korygujÄ…ce oraz duplikaty faktur w formie papierowej od kolejnego okresu rozliczeniowego nastÄ™pujÄ…cego po otrzymaniu prawidÅ‚owo wypeÅ‚nionego i zÅ‚ożonego zgodnie z pkt 9 „OÅ›wiadczenia o wycofaniu akceptacji na wystawianie i przesyÅ‚anie faktur drogÄ… elektronicznÄ…/korzystania z serwisu SMS” (zaÅ‚. nr 4).
19. Rezygnacja z otrzymywania faktur elektronicznych powoduje zaprzestanie przesyÅ‚ania powiadomieÅ„ SMS.
20. W przypadku zmiany przepisów prawa regulujÄ…cych zasady wystawiania i przesyÅ‚ania faktur, faktur korygujÄ…cych oraz duplikatów faktur w formie elektronicznej SpóÅ‚dzielnia odpowiednio dostosuje swoje procedury poprzez zmiany w niniejszym Regulaminie. Zmiany wchodzÄ… w Å¼ycie z chwilÄ… udostÄ™pnienia użytkownikowi Regulaminu na stronie internetowej SpóÅ‚dzielni. Korzystanie z usÅ‚ugi po wprowadzeniu zmian do Regulaminu równoznaczne jest z wyrażeniem dla nich akceptacji i zrozumienia.
21. SpóÅ‚dzielnia zastrzega sobie możliwość czasowego zawieszenia Å›wiadczenia usÅ‚ugi celem przeprowadzenia prac konserwacyjnych oraz możliwość zaprzestania Å›wiadczenia usÅ‚ugi w każdym czasie bez podania przyczyny. O powyższym zdarzeniu Odbiorca zostanie niezwÅ‚ocznie poinformowany poprzez umieszczenie na stronie internetowej www.smdab.szczecin.pl stosownego komunikatu.
22. ZÅ‚ożenie przez OdbiorcÄ™ „OÅ›wiadczenia o akceptacji wystawiania i przesyÅ‚ania faktur w formie elektronicznej” (zaÅ‚. nr 1) nie pozbawia SpóÅ‚dzielni prawa do wystawiania i przesyÅ‚ania faktur, faktur korygujÄ…cych i duplikatów faktur w formie papierowej w przypadkach przewidzianych przez prawo, a w szczególnoÅ›ci w sytuacji czasowego zawieszenia Å›wiadczenia usÅ‚ugi przesyÅ‚ania faktur w formie elektronicznej.
23. SpóÅ‚dzielnia nie ponosi odpowiedzialnoÅ›ci za problemy techniczne bÄ…dź ograniczenia techniczne oprogramowania lub sprzÄ™tu komputerowego, z którego korzysta Odbiorca, a które uniemożliwiajÄ… mu korzystanie z usÅ‚ugi, a także z przyczyn spowodowanych okolicznoÅ›ciami, na które SpóÅ‚dzielnia nie miaÅ‚a wpÅ‚ywu mimo zachowania należytej starannoÅ›ci.
24. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie majÄ… zastosowanie obowiÄ…zujÄ…ce przepisy prawa, a w szczególnoÅ›ci przepisy prawa podatkowego i Kodeksu Cywilnego.
25. Odbiorca wyraża zgodÄ™ na wykonanie usÅ‚ugi polegajÄ…cej na wysyÅ‚aniu i odbieraniu danych za pomocÄ… systemów teleinformatycznych, przy czym dane te sÄ… transmitowane za poÅ›rednictwem sieci publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz.U. z 2018 r. poz. 1954).
26. Niezależnie od wymogów wskazanych w rozporzÄ…dzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zwiÄ…zku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepÅ‚ywu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporzÄ…dzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), zwanym dalej "RODO" SpóÅ‚dzielnia Mieszkaniowa „DÄ…b” zapewnia bezpieczeÅ„stwo przetwarzania danych osobowych co najmniej w sposób okreÅ›lony w art. 1741 ustawy Prawo telekomunikacyjne, tj.:
  • zapewnia, aby dostÄ™p do danych osobowych miaÅ‚a osoba posiadajÄ…ca pisemne upoważnienie wydane przez SpóÅ‚dzielniÄ™ MieszkaniowÄ… „DÄ…b”,
  • chroni przechowywane lub przekazywane dane osobowe przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem,
  • zapewnia wdrożenie polityki bezpieczeÅ„stwa w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych.
27. SpóÅ‚dzielnia Mieszkaniowa „DÄ…b” z siedzibÄ… w Szczecinie przy ul. Rydla 71A jest administratorem danych osobowych Odbiorcy, zgodnie z art. 4 pkt 7 RODO. Klauzula informacyjna dotyczÄ…ca przetwarzania danych osobowych Odbiorcy stanowi zaÅ‚Ä…cznik nr 5 do Regulaminu. Odbiorca jest zobowiÄ…zany do zapoznania siÄ™ z treÅ›ciÄ… klauzuli informacyjnej.
28. Treść niniejszego Regulaminu dostÄ™pna jest na stronie internetowej SpóÅ‚dzielni www.smdab.szczecin.pl.
29. Niniejszy Regulamin zostaÅ‚ uchwalony przez ZarzÄ…d SpóÅ‚dzielni Mieszkaniowej „DÄ…b” w Szczecinie w dniu 28.11.2019 r. (UchwaÅ‚a Nr 616/2019) i obowiÄ…zuje od dnia 01.12.2019 r.