e-czynsz  |  e-UNIQA  | Szczecin, ul. Rydla 71a
tel.  91  46 43 502

Zasady i wystawianie e-faktur

REGULAMIN
W SPRAWIE ZASAD I TRYBU WYSTAWIANIA I PRZESYŁANIA
FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ
PRZEZ SPÓŁDZIELNIĘ MIESZKANIOWĄ „DĄB” W SZCZECINIE


1. Podstawą prawną wystawiania i przesyłania faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur w formie elektronicznej jest Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221).
2. Spółdzielnia Mieszkaniowa „Dąb” w Szczecinie (zwana dalej „Spółdzielnią”) przesyła faktury, faktury korygujące oraz duplikaty faktur w formie elektronicznej z adresu poczty elektronicznej: e-faktura@smdab.szczecin.pl gwarantując autentyczność ich pochodzenia, integralność ich treści, oraz uwzględniając w szczególności, że:
a/ formatem faktury, faktury korygującej oraz duplikatu faktury w formie elektronicznej jest plik PDF (Portable Dokument Format),
b/ do podglądu oraz weryfikacji przesłanej faktury elektronicznej służy bezpłatne oprogramowanie „Adobe Reader” lub alternatywne oprogramowanie do odczytywania plików PDF, które Odbiorca usług (zwany dalej „Odbiorcą”) pobierze i zainstaluje we własnym zakresie. Oprogramowanie „Adobe Reader” dostępne jest do pobrania na stronie www.smdab.szczecin.pl.
3. Faktury są wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem wyrażenia przez Odbiorcę zgody na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej poprzez złożenie stosownego Oświadczenia (zał. nr 1 do niniejszego Regulaminu).
4. Odbiorca, który wyrazi zgodę na otrzymywanie faktury w formie elektronicznej może dodatkowo skorzystać z powiadomień SMS.
5. Chwilą doręczenia faktury, duplikatu faktury w formie elektronicznej jest chwila jej wysłania na adres poczty elektronicznej wskazany przez Odbiorcę.
6. W przypadku przesłania w formie elektronicznej faktury korygującej, Odbiorca zobowiązany jest do potwierdzenia jej odbioru w jednej z następujących form:
a/ przesłanie na adres poczty elektronicznej e-faktura@smdab.szczecin.pl następującej informacji:
”Potwierdzam otrzymanie w dniu …………………… faktury korygującej o numerze ………………………….. wystawionej w dniu ………………………. przez Spółdzielnię Mieszkaniową „Dąb” w Szczecinie”,
lub
b/ przesłanie na adres poczty elektronicznej e-faktura@smdab.szczecin.pl w formacie PDF skanu faktury korygującej z datą jej wpływu, imieniem i nazwiskiem osoby potwierdzającej jej odbiór oraz pieczątką z nazwą firmy.
7. Otrzymywane wiadomości z systemu powiadomień SMS zawierają informację o:
a/ wystawieniu faktury, faktury korygującej lub duplikatu faktury,
b/ zbliżającym się terminie płatności,
c/ zaległych płatnościach,
d/ saldzie na koncie rozrachunkowym z Odbiorcą.
8. Formularze stanowiące załączniki od nr 1 do nr 4 do niniejszego Regulaminu, tj.:
a/ „Oświadczenie o akceptacji wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej” – zał. nr 1,
b/ „Oświadczenie o zmianie adresu poczty elektronicznej wykorzystywanego do przesyłania faktur w formie elektronicznej” – zał. nr 2,
c/ „Oświadczenie o zmianie numeru telefonu wykorzystywanego do przesyłania informacji z systemu powiadomień SMS” – zał. nr 3,
d/ „Oświadczenie o wycofaniu akceptacji na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej/korzystania z serwisu SMS” – zał. nr 4,
dostępne są w siedzibie Spółdzielni przy ul. Rydla 71A oraz na stronie internetowej www.smdab.szczecin.pl.
9. Odbiorca winien doręczyć prawidłowo wypełniony formularz wymieniony w pkt 8a-d w formie pisemnej - osobiście w siedzibie Spółdzielni lub korespondencyjnie na adres: Spółdzielnia Mieszkaniowa „Dąb” w Szczecinie, ul. Rydla 71A, 70-783 Szczecin.
10. Spółdzielnia wystawia i przesyła faktury, faktury korygujące oraz duplikaty faktur w formie elektronicznej od kolejnego okresu rozliczeniowego następującego po otrzymaniu prawidłowo wypełnionego Oświadczenia (zał. Nr 1) od Odbiorcy.
11. Wpłynięcie „Oświadczenia o akceptacji wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej” oznacza, że Odbiorca rezygnuje z otrzymywania faktur w formie papierowej.
12. Odbiorca zobowiązuje się do utrzymania aktywnego adresu poczty elektronicznej jak i numeru telefonu komórkowego.
13. Spółdzielnia nie ponosi odpowiedzialności za:
a/ nieprawidłowo podany przez Odbiorcę adres poczty elektronicznej,
b/ nieprawidłowo podany przez Odbiorcę numer telefonu komórkowego,
c/ szkody spowodowane korzystaniem przez osoby nieuprawnione przez Odbiorcę z adresu poczty elektronicznej lub numeru telefonu komórkowego podanych w złożonym „Oświadczeniu o akceptacji wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej”.
14. W celu zmiany adresu poczty elektronicznej wykorzystywanego do odbierania faktur w formie elektronicznej należy doręczyć wypełniony na piśmie druk „Oświadczenie o zmianie adresu poczty elektronicznej wykorzystywanego do przesyłania faktur elektronicznych” (zał. nr 2).
15. W celu zmiany numeru telefonu do odbierania wiadomości SMS należy doręczyć wypełniony na piśmie druk „Oświadczenie o zmianie numeru telefonu wykorzystywanego do przesyłania informacji z systemu powiadomień SMS” (zał. nr 3).
16. W przypadku braku powiadomienia o zmianie adresu poczty elektronicznej lub numeru telefonu przez Odbiorcę, wysłane faktury elektroniczne/informacje SMS na dotychczasowy adres poczty elektronicznej/numer telefonu uważa się za skutecznie doręczone.
17. W celu odwołania wyrażonej akceptacji otrzymywania faktur w formie elektronicznej należy wypełnić druk „Oświadczenie o wycofaniu akceptacji na wystawianie i przesyłanie faktur drogą elektroniczną/korzystania z serwisu SMS” (zał. nr 4).
18. Po odwołaniu zgody na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, Spółdzielnia wystawia i przesyła faktury, faktury korygujące oraz duplikaty faktur w formie papierowej od kolejnego okresu rozliczeniowego następującego po otrzymaniu prawidłowo wypełnionego i złożonego zgodnie z pkt 9 „Oświadczenia o wycofaniu akceptacji na wystawianie i przesyłanie faktur drogą elektroniczną/korzystania z serwisu SMS” (zał. nr 4).
19. Rezygnacja z otrzymywania faktur elektronicznych powoduje zaprzestanie przesyłania powiadomień SMS.
20. W przypadku zmiany przepisów prawa regulujących zasady wystawiania i przesyłania faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur w formie elektronicznej Spółdzielnia odpowiednio dostosuje swoje procedury poprzez zmiany w niniejszym Regulaminie. Zmiany wchodzą w życie z chwilą udostępnienia użytkownikowi Regulaminu na stronie internetowej Spółdzielni. Korzystanie z usługi po wprowadzeniu zmian do Regulaminu równoznaczne jest z wyrażeniem dla nich akceptacji i zrozumienia.
21. Spółdzielnia zastrzega sobie możliwość czasowego zawieszenia świadczenia usługi celem przeprowadzenia prac konserwacyjnych oraz możliwość zaprzestania świadczenia usługi w każdym czasie bez podania przyczyny. O powyższym zdarzeniu Odbiorca zostanie niezwłocznie poinformowany poprzez umieszczenie na stronie internetowej www.smdab.szczecin.pl stosownego komunikatu.
22. Złożenie przez Odbiorcę „Oświadczenia o akceptacji wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej” (zał. nr 1) nie pozbawia Spółdzielni prawa do wystawiania i przesyłania faktur, faktur korygujących i duplikatów faktur w formie papierowej w przypadkach przewidzianych przez prawo, a w szczególności w sytuacji czasowego zawieszenia świadczenia usługi przesyłania faktur w formie elektronicznej.
23. Spółdzielnia nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne bądź ograniczenia techniczne oprogramowania lub sprzętu komputerowego, z którego korzysta Odbiorca, a które uniemożliwiają mu korzystanie z usługi, a także z przyczyn spowodowanych okolicznościami, na które Spółdzielnia nie miała wpływu mimo zachowania należytej staranności.
24. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa, a w szczególności przepisy prawa podatkowego i Kodeksu Cywilnego.
25. Odbiorca wyraża zgodę na wykonanie usługi polegającej na wysyłaniu i odbieraniu danych za pomocą systemów teleinformatycznych, przy czym dane te są transmitowane za pośrednictwem sieci publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. z 2017 r. poz. 1907).
26. Udostępnione dane są w pełni chronione zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922).
27. Spółdzielnia Mieszkaniowa „Dąb” z siedzibą w Szczecinie przy ul. Rydla 71a jest administratorem danych osobowych Odbiorcy, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922). Dane osobowe Odbiorcy będą przetwarzane przez Spółdzielnię w celu realizacji usługi, o której mowa w niniejszym Regulaminie. Odbiorcy przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo ich poprawiania w każdym czasie.
28. Treść niniejszego Regulaminu dostępna jest na stronie internetowej Spółdzielni www.smdab.szczecin.pl.
29. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia.